اصول مذاکرات تجاری چیست؟

زمانی که برای یادگیری اصول مذاکرات تجاری اقدام می کنید در واقع به فکر موفقیت در کسب و کارتان می باشید. مذاکرات مختلفی در طول شبانه روز انجام می دهید، ولی مذاکره تجاری به وضعیت اقتصادی شما تاثیر خواهد گذاشت. . از اولین اصول مذاکرات تجاری نحوه صحبت کردن می باشد.

فعالین اقتصادی و تجاری برای پیشبرد اهداف تجاری خود باید توانایی انجام مذاکره برای منافع خود را داشته باشند، به خصوص در بحث انجام صادرات کالا و معاملات بین المللی که داشتن این توانایی بسیار مهم و حیاتی است.

در مراحل مختلف زندگی یک فرد عادی و یا فردی که به صورت حرفه ای در این زمینه فعالیت می کند مذاکره صورت می‌گیرد و فرد به فکر کسب هدف خود و یا مصالحه در پایان این مذاکره می باشد. زمانی که از یک مذاکره به صورت مستقیم و یا غیر مستقیم منفعت اقتصادی به فرد برسد مذاکره عنوان تجاری به خود می گیرد. مذاکره کنندگانی که در این زمینه تبحر دارند در زمینه های بین المللی فعالیت می کنند مانند مذاکره کنندگان اتحادیه ای، مذاکره کنندگان صلح و… که تحت عنوان قانونگذار و یا کارگذار کار می‌کنند. اصول مذاکرات تجاری آموختنی است فنون آن را می توان از  کتاب اصول مذاکرات تجاری مطالعه و یا از تجربیات افراد موفق استفاده کرد تا در این زمینه موفق بود.

مفهوم اصول مذاکرات تجاری چیست؟

زمانی که برای یادگیری اصول مذاکرات تجاری اقدام می کنید در واقع به فکر موفقیت در کسب و کارتان می باشید. مذاکرات مختلفی در طول شبانه روز انجام می دهید، ولی مذاکره تجاری به وضعیت اقتصادی شما تاثیر خواهد گذاشت. زمانی که برای امور ساده با شخصی صحبت می کنید ولی حرف خود را به درستی بیان نکرده اید فرد مقابل شما حرف شما را نخواهد فهمید، هر دو طرف به خواسته اصلی تان نخواهید رسید. از اولین اصول مذاکرات تجاری نحوه صحبت کردن می باشد. اگر مذاکرات تجاری در سطح بین المللی باشد  و شما به زبان طرف روبروی خود آشنایی نداشته باشید نیاز به یک مترجم خواهید داشت که در واقع نقش مترجم در پیشرفت مذاکره بسیار زیاد خواهد بود.

اصول مذاکرات تجاری و قراردادهای تجاری چیست؟

یکی از مهمترین اصول مذاکرات تجاری آمادگی می باشد، داشتن اطلاعات کافی از شرکت و یا فردی که می خواهید با او مذاکره انجام بدهید در اولویت قرار دارد، در گام بعدی باید طبق برنامه ریزی که از قبل انجام داده اید پیشنهادها و نظر های خود را بدهید. بهتر است کلیاتی از حرفهایی که مد نظرتان است را یادداشت کنید تا نکته ای را فراموش نکنید.

مذاکره برای اثبات حرف یک طرف نیست بلکه به معنای توافق طرفین می باشد. گوش کردن نیز کنار حرف زدن در مذاکره جایگاه خاص خود را دارد خوب گوش کردن در پیشبرد مذاکره نقش دارد. برای اینکه در یک مذاکره تجاری موفق باشید باید یک سری قواعد را رعایت کنید، از اصول مذاکرات تجاری ارتباط درست با طرف مقابل است زمانی که قصد تجارت داشته باشید و طرف مذاکره شما ایرانی و هم زبان با شما نباشد کار سخت تر می شود بسیاری از بازرگانان وکسانی که همزبان با طرف قرارداد نیستند به دلیل نداشتن درکی از زبان مقابل و یا مترجمینی که به درستی مفاهیم را بیان نمی کنند در اجرای قرارداد دچار مشکل می شوند.

نقش زبان در مذاکرات و قراردادهای تجاری بین المللی

بسیاری از بندهای اصول مذاکرات تجاری و قراردادهای بین المللی به درک مفاهیم و بیان درست مطالب مربوط می باشد. در روابط تجاری و بازاریابی بسیاری از کشورهای زبان دوم انگلیسی است و بسیاری از افراد در مقابل فردی که به زبان آن آشنایی ندارند  از زبان انگلیسی استفاده می کنند تا نیاز های خود را در بیان خواسته هایشان برآورده سازند.

ولی مساله اینجاست که اصطلاحات رایج در زبان انگلیسی کشور های مختلف با یکدیگر متفاوت است و این مساله کار را سخت می کند بنابراین صرفا دانستن چند کلمه انگلیسی نمی تواند مشکل را حل کند این از اصول مذاکرات تجاری است که شما با حرف زدن نباید طرف مقابل خود را سردرگم کنید.

اگر با زیاد حرف زدن هم بخواهید مفهوم حرف خود را بهتر برسانید باز هم موجب احساس نارضایتی طرف مقابل شما می شود و از اصول مذاکرات تجاری زیاد حرف زدن نیست و اینکه با حرف زدن زیاد بخواهید مفاهیم را بهتر برسانید ولی باعث خسته شدن طرف مقابل شوید و یا حرف های زده شده موجب سوء تفاهم شود و اصل مذاکره دچار مشکل شود. برای اینکه پیشنهاد خود را درست بیان کنید باید جزییات را نیز به درستی بگویید در این شرایط نیاز به مترجمی که با اصطلاحات مناطق مختلف در زبان های مختلف نیز آشنایی دارد، بسیار واجب و ضروری است زمانی که با این فرد در روابط بین المللی حاضر شوید، تفاوت نتایج کارهای خود را خواهید دید.

آمادگی تیم مذاکره کننده و مترجم  از اصول مذاکرات تجاری

حتما قبل از شروع مذاکره باید مترجم را از مسائل کاری و تجاری خود آگاه کنید، باید دقیقا به مترجم بگویید که چه نتیجه ای برای شما مهم است و از طرف مذاکره کننده خود چه انتظاری دارید و این یکی از اصول مذاکرات تجاری است.

مترجم حرفه ای را وارد تیم خود کنید شخصی که روان صحبت کند و تلفظ های صحیحی داشته باشد و اصطلاحات کاری و تجاری را نیز به خوبی بداند. از اصول مذاکرات  تجاری توانایی مترجم و حرفه ای بودن آن است در غیر اینصورت تمام تلاش شما از بین  می رود.

مترجمی که انتخاب می کنید باید در این راه کار کشته باشد و در صورتیکه صحبت های طرفین با سرعت بیشتری انجام شود باید توانایی فهم و درک صحبت ها را در شرایط مختلف داشته باشد و شما هم باید  در حین صحبت کردن بر رفتار خود مسلط باشید تا مانع عملکرد درست مترجم نشوید. این هم یکی دیگر از اصول مذاکرات تجاری است.

از اصول و فنون مذاکرات تجاری آشنایی با قوانین کشورهای مختلف است. برای یک ارتباط درست لازم است با  فرهنگ کشورهایی که می خواهید با آنها مذاکره داشته باشید آشنا باشید. تنها کسی که در این زمینه مطالعه داشته و تجربه کاری فراوانی داشته است می تواند در مذاکرات موفق باشد. در ضمن مترجم هم زمان در وجود دارد که بیشتر در مذاکرات سیاسی از آن استفاده می شود و به طور همزمان با صحبت طرفین ترجمه نیز صورت می گیرد و نیز به تجهیزات بالایی نیز دارد.

انواع مذاکره

۱-مذاکره بر مبنای رقابت و سبقت جویی (Competitive):

شخصیت‌های رقابت‌جو در مذاکره، بر نتیجه‌ی مذاکره متمرکز هستند و فقط نتیجه‌ی مذاکره است که برای آن‌ها اهمیت دارد. آن‌ها در اغلب اوقات مذاکره حالت تهاجمی به خود می‌گیرند.

با توجه به دو نشانه‌ی حالت تهاجمی و نتیجه‌گرا بودن می‌توانید در مذاکره‌هایتان به ‌سرعت، یک مذاکره‌کننده‌ی رقابت‌جو را تشخیص دهید.

۲-مذاکره بر مبنای تشریک‌مساعی و همکاری (Collaborative):

در بین انواع روش‌های مذاکره، مذاکره‌کنندگانی که اهل همکاری هستند، اغلب منافع و احساس طرف مقابل مذاکره را درک می‌کنند. اصلی‌ترین علاقه‌ی این طیف از مذاکره‌کنندگان، یافتن راه‌حل‌هایی است که منافع هر دو طرف را حفظ کند.

شما می‌توانید با دقت به نوع عکس‌العمل فرد مقابل در طی مذاکره و نوع برخورد او با خواسته‌هایتان، به‌ راحتی متوجه شوید که آیا کسی که در حال مذاکره با او هستید یک مذاکره‌کننده‌ی معتقد به همکاری هست، یا خیر.

۳-مذاکره بر مبنای مصالحه و سازش (compromising):

ویژگی مذاکره‌کنندگان سازش‌پذیر، یافتن راه‌حلی عادلانه برای طرفین مذاکره است، البته این گروه از مذاکره‌کنندگان، برای راضی کردن طرف مقابل، حاضر می‌شوند که امتیازهای بیش‌تری به او واگذار کنند. دقت داشته باشید آن‌ها احساسات طرف مقابل را تحریک می‌کنند و گاه امتیازات بسیار بزرگی از طرف مقابل مذاکره می‌گیرند.

۴-مذاکره بر مبنای اجتناب و موقوف کردن (Avoiding):

در انواع مذاکره، این نوع از مذاکره‌ بدترین آن‌ها است. طیف اجتناب‌کنندگان، در اصل، هیچ علاقه‌ای به مذاکره ندارند و اگر هم مجبور شوند و در مذاکره‌ای شرکت کنند، به دلیل ترس و استرسی که از مذاکره دارند همیشه سعی می‌کنند که راه فراری برای رهایی از آن بیابند.

هیچ بعید نیست که آن‌ها در وسط جلسه موردی را بهانه کرده و جلسه را با این ترفند به پایان برسانند. این گروه از مذاکره‌کنندگان، گاه حتی در مراحل حساس مذاکره، موضوع سخن را عوض می‌کنند یا با کش دادن یا معلق نگاه داشتن مذاکره، شما را ناچار به قبول شرایط خود می‌کنند.

۵-مذاکره بر مبنای مطابقت و موافقت (Accommodating):

این طیف از مذاکره‌کنندگان، برای برقراری ارتباط، بهبود و ارتقای رابطه با طرف دیگر مذاکره، زمان زیادی اختصاص می‌دهند. مذاکره‌کنندگان اهل تطبیق و موافقت، نسبت به زبان بدن افراد، احساسات و نوع ارتباط‌گیری آن‌ها، بسیار حساس و هوشیار هستند و خود نیز در تمامی این موارد، سعی در ارایه‌ی رفتار و علایمی مثبت دارند.

شما می‌توانید به‌راحتی از صرف وقت و طرز دقت آن‌ها به سخنانتان و تلاشی که برای درک منظور شما می‌کنند مذاکره‌کنندگان متعلق به این طیف را تشخیص دهید.

از اینکه بگویید چه می‌خواهید نترسید

مذاکره‌کنندگان موفق جسور هستند و همه چیز را به چالش می‌کشند. آن‌ها می‌دانند که همه چیز قابل مذاکره است. «شعور مذاکره» موضوعی است که باعث تفاوت بین مذاکره‌کنندگان و سایر مردم می‌شود.

به خاطر داشته باشید که جسور بودن با خشن بودن متفاوت است. وقتی در عین فکر کردن به منافع خود، به منافع دیگران هم احترام می‌گذارید، دارید جسارت به خرج می‌دهید اما زمانی که بدون توجه به منافع دیگران، تنها منافع خود را می‌بینید، در واقع خشن هستید. جسور بودن بخشی از شعور مذاکره است.

ساکت باشید و گوش کنید

تعداد آدم‌هایی که نمی‌توانند دست از صحبت کردن بردارند حیرت‌انگیز است. اما مذاکره‌کنندگان سوالات اکتشافی می‌پرسند و بعد ساکت می‌شوند.

بسیاری از درگیری‌ها را می‌توان به سادگی حل کرد، البته اگر یاد بگیریم چطور گوش کنیم. نکته این است که گوش کردن، هنر فراموش شده‌ای است. آنقدر حواسمان به این است که دیگران حتما حرف‌های ما را بشوند، فراموش کرده‌ایم باید گوش کنیم.

شما می‌توانید به طرف مقابل اجازه بدهید بیشتر حرف‌ها را بزند و از این طریق به شنونده‌ی موثری تبدیل شوید. با پرسیدن سوالاتی با پایان باز، مذاکره‌کننده‌ی مقابل را مجبور به صحبت کردن کنید؛ سوالاتی که نتوان با یک «بله» یا «نه»‌ی ساده به آنها پاسخ داد.

تکالیف‌تان را انجام دهید

تا جایی که می‌توانید پیش از مذاکره اطلاعات مربوط را جمع‌آوری کنید. نیازهای آ‌نها چیست؟ چه فشاری احساس می‌کنند؟ چه گزینه‌هایی دارند؟ انجام دادن این تکالیف، برای مذاکره‌ی موفق حیاتی است. بدون درک وضعیت طرف مقابل نمی‌توانید تصمیم دقیقی بگیرید. هرچه اطلاعات بیشتری درباره‌ی افرادی که با آنها مذاکره می‌کنید داشته باشید، قوی‌تر خواهید شد.

همیشه آماده‌ باشید میز مذاکره را ترک کنید

هرگز بدون داشتن چندین گزینه مذاکره نکنید. اگر زیاد به نتیجه‌ی مثبت یک مذاکره امید بسته باشید، توانایی نه گفتن را از دست خواهید داد. زمانی که به خودتان بگویید «اگر به توافقی که رضایت‌بخش نباشد نرسیم، مذاکره را ترک خواهم کرد»، طرف مقابل متوجه خواهد شد که جدی و مصمم هستید. عزم شما آن‌ها را مجبور به سازش خواهد کرد.

عجله نداشته باشید

صبور بودن برای ما انسان‌ها خیلی سخت است. ما می‌خواهیم هرچه زودتر کار را تمام کنیم. اگر عجله کنید، احتمال این‌که اشتباه کرده و پولتان را روی میز از دست بدهید، وجود دارد. اگر طرف مقابل عجله داشته باشد، صبوری شما می‌تواند برایش ویرانگر باشد، زیرا او به این باور می‌رسد که شما برای انجام معامله، تحت فشار نیستید. پس چه کار می‌کند؟ او برای اینکه شما را ترغیب به موافقت کند، امتیاز خواهد داد.

بلندپرواز باشید

مذاکره‌کنندگان موفق، خوش‌بین هستند. اگر انتظار بیشتری داشته باشید، چیز بیشتری کسب خواهید کرد. یک استراتژی اثبات شده برای دستیابی به نتایج بهتر این است که با موضعی تهاجمی آغاز کنید. فروشندگان باید از خریدار، قیمتی بیش از آنچه انتظار دارند بخواهند و خریدار هم باید پیشنهادی کمتر از آنچه حاضر است پرداخت کند، بدهد. افرادی که هدف‌شان بزرگ‌تر است عملکرد بهتری دارند. در مقابل، اگر انتظارات‌تان پایین باشد،‌ احتمالا به نتیجه‌ای کمتر از نتیجه‌ی مطلوب خواهید رسید.

روی فشاری که بر طرف مقابل وجود دارد تمرکز کنید

ما به خاطر همان دلایلی که تصمیم به معامله گرفته‌ایم معمولا تمایل داریم روی فشاری که به خودمان می‌آید تمرکز کنیم. اگر در این دام بیفتید، علیه خودتان عمل کرده‌اید و طرف مقابل قوی‌تر به نظر خواهد رسید. وقتی روی محدودیت‌های خودتان تمرکز می‌کنید، اصل ماجرا را نمی‌بینید. اما یک مذاکره‌کننده‌ی موفق می‌پرسد «طرف مقابل در مذاکره تحت چه فشاری است؟» وقتی که دلایل طرف مقابل برای تسلیم شدن را بشناسید، احساس قدرت بیشتری خواهید کرد. بخش بزرگی از قدرت مذاکره‌ی شما از فشار روی طرف مقابل ناشی می‌شود. آن‌ها حتی اگر بی‌خیال هم به نظر برسند، باز ناگزیر نگرانی‌هایی دارند. کار شما این است که این نگرانی‌ها را ریشه‌یابی کنید. اگر کشف کردید که آن‌ها تحت فشار هستند، دنبال راه‌هایی بگردید که بتوانید از این فشار به نحوی برای رسیدن به نتیجه‌ی بهتر برای خودتان استفاده کنید.

به طرف مقابل نشان بدهید که چطور نیازهایش برآورده خواهد شد

مذاکره‌کنندگان موفق همیشه از دید طرف مقابل به قضیه نگاه می‌کنند. هر کسی دنیا را به شکلی متفاوت می‌بیند، بنابراین اگر بتوانید سر از دید طرف مقابل به قضیه دربیاورید، یک گام پیش خواهید افتاد. به جای اینکه سعی کنید در مذاکره برنده شوید، سعی کنید طرف مذاکره‌ را درک کنید و به او راه‌هایی برای دستیابی به احساس رضایت نشان دهید. اگر به طرف مقابل کمک کنید احساس رضایت کند، او هم تمایل بیشتری به برطرف کردن نیازهای شما خواهد داشت. این به آن معنا نیست که باید تسلیم مواضع او شوید. رضایت یعنی منافع اساسی او تامین شود، نه اینکه تمام خواسته‌هایش برآورده گردد. منافع اساسی را با مواضع/تقاضاها اشتباه نگیرید. موضع/تقاضای او چیزی‌ست که می‌گوید می‌خواهد به دست آورد، اما منافع اساسی چیزی است که او واقعا به آنها نیاز دارند.

در برابر امتیازی که می‌دهید، حتما امتیاز بگیرید

هر وقت چیزی می‌دهید، در مقابل چیزی بگیرید. همیشه یک ارتباط ایجاد کنید. «این کار را خواهم کرد، اگر شما این کار را بکنید». در غیر این صورت دارید از طرف مذاکره دعوت می‌کنید که از شما امتیاز بگیرد. زمانی که چیزی را بلاعوض به او می‌دهید، او احساس می‌کند این امتیازها حق اوست و تا زمانی که امتیازهای بیشتری نگیرد راضی نخواهد شد. اما اگر او مجبور شود از شما امتیاز بگیرد، احساس رضایت بیشتری نسبت به زمانی خواهد داشت که این امتیاز را در برابر هیچ و پوچ به دست آورده باشد.

مشکلات و رفتار طرف مقابل را شخصی نکنید

زیاد اتفاق می‌افتد که مذاکرات به این دلیل که یک یا هر دو طرف مذاکره به دلیل مشکلات شخصی بی‌ربط به معامله از مسیر منحرف شده‌اند، به شکست بیانجامد. مذاکره‌کنندگان موفق روی حل مشکلات تمرکز می‌کنند، که یعنی چطور به توافقی برسیم که به نیازهای هر دو طرف پاسخ بدهد. تمرکز وسواسی روی شخصیت طرف مذاکره یا روی مسایلی که مستقیما به معامله مربوط نیستند می‌تواند باعث کارشکنی در روند مذاکره شود. اگر کسی گستاخ است یا کار کردن با او سخت است،‌ سعی کنید رفتار او را درک کنید و حرف و رفتارش را به خود نگیرید.

بدانید به چه چیزی تن می‌دهید

پیش از آن‌که وارد مذاکرات شوید حداقل‌های خود را بشناسید. دانستن کف خواسته‌های خودتان و همچنین چه چیزهایی «غیرقابل مذاکره» است، به شما کمک زیادی خواهد کرد. دانستن این موضوع قبل از ورود به مذاکرات به این دلیل مهم است که بسیاری اوقات در هیجانات مبادله و مذاکره برای رسیدن به یک توافق، طرفین وسوسه می‌شوند برای دستیابی به توافق، به سازش‌هایی تن بدهند که تمایلی به آنها نداشته‌اند.

با تصمیم‌گیرنده اصلی معامله کنید

در صورت امکان، با زیردست‌ها مذاکره نکنید. مطمئن شوید فردی که با او مذاکره می‌کنید، قدرت و اختیارات لازم برای تایید توافق مورد مذاکره را داشته باشد. آخرین چیزی که می‌خواهید این است که مجبور شوید برای رسیدن به توافق زمان و انرژی غیرضروری بگذارید، آن هم فقط به این دلیل که روال پر شتاب مذاکره در میانه‌ی راه به خاطر لزوم موافقت مدیری دیگر از شرکت مقابل، به مانع بزرگی برخورد کرده است. مذاکره‌تان را با بالارتبه‌ها شروع کنید تا کمترین اتلاف وقت را داشته باشید.

گفته‌ها را مکتوب کنید

زمانی که به توافق کلامی رسیدید، بلافاصله آن را بنویسید. داشتن جزئیات کتبیِ توافق می‌تواند در صورت به شکست انجامیدن مذاکرات در آینده به هر دلیلی، مفید باشد.

بهترین توافق کدام است؟

در بهترین شرایط توافق، هر دو طرف مذاکرات سود خواهند برد. به بیان دیگر، هر دو طرف باید احساس کنند که به توافق خوبی رسیده‌اند. هرگز بدون هدف دستیابی به بهترین نتیجه برای طرف مقابل، وارد مذاکره نشوید، بلکه با هدف پیدا کردن زمینه‌های مشترکی که همه‌ی طرفین درگیر را بهره‌مند می‌کنند وارد مذاکره شوید.

جدول زمانی تهیه کنید

اغلب اوقاتی که توافقی حاصل می‌شود، یک جدول زمانی واقعی هم برای اجرایی شدن آن پس از توافق تهیه می‌شود. مهم است که هر دو طرف مذاکره انتظارات واقعی از توافق داشته باشند. جدول زمانی باید بخشی از توافق اولیه باشد تا انتظارات همه واقع‌ بینانه شود. همچنین داشتن فهرستی از معیارها، جداول زمانی و برنامه‌ی پرداخت (در صورت لزوم) کمک می‌کند که انتظارات همه‌ی افراد قابل مدیریت شوند.

عملکرد شما از همه چیز مهم‌تر است

تمام چیزهای خوب و حتی چیزهایی که خیلی خوب نیستند، زمانی به پایان می‌رسند، بنابراین حتما درباره‌ی این‌که چطور یک توافق به پایان می‌رسد یا فسخ می‌شود بحث کنید. هر دو طرف باید یک استراتژی خروج، برای وقتی که توافق انتظارات آن‌ها را برآورده نکرد، داشته باشند.

زمانی که برای یادگیری اصول مذاکرات تجاری اقدام می کنید در واقع به فکر موفقیت در کسب و کارتان می باشید.
آفکو | مرجع حمل و نقل بین المللی